Blog

Keep up to date with the latest news

9 Cách Trả Lời Email Chuyên Nghiệp Trong Công Việc

Đối với những bạn học sinh mới ra trường, đôi khi, việc trả lời email chuyên nghiệp trong công việc còn khá bỡ ngỡ. Quan trọng hơn, việc không trả lời email đúng cách có thể khiến bạn đánh mất đi khách hàng, đối tác, hay thậm chí một ứng viên nếu gửi email sai cách cũng có thể đánh mất cơ hội làm việc của bản thân.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời email trong công việc một cách chuyên nghiệp nhất.

1. Lựa chọn chủ đề email phù hợp

Việc đầu tiên khi viết bất kỳ một loại email nào đều cần tìm chủ đề phù hợp với nội dung email. Thông thường, các nhà quản lý phải nhận hàng trăm email mỗi ngày và thường có rất ít thời gian để quyết định xem email nào đáng đọc. Vì vậy, hãy đảm bảo chủ đề của bạn không mơ hồ và đi thẳng vào vấn đề. Chẳng hạn như “Báo Cáo Tháng – Nguyễn Văn A” hay “Yêu Cầu Báo Giá Quảng Cáo”.

Lưu ý, tránh sử dụng “URGENT” hoặc “QUAN TRỌNG” làm chủ đề trong email chuyên nghiệp. Những từ ngữ này sẽ làm cho email của bạn mất đi tính lịch sự. Khi bạn đã có chủ đề rõ ràng trong email, người nhận sẽ tự động nắm được sự cấp bách trong email.

Trường hợp xin việc: Đối với email xin việc cũng vậy. Thông thường, bộ phận tuyển dụng trong công ty sẽ quy định sẵn cú pháp chủ đề khi bạn gửi mail cho họ. Nhưng nếu không yêu cầu, bạn chỉ cần làm theo cú pháp sau: “Ứng Tuyển Vị Trí…_Nguyễn Văn A”

2. Xác định người nhận email

Việc xác định người nhận ở phần đầu email sẽ quyết định ngữ điệu của toàn bộ email. Nó sẽ quyết định email của bạn là email nghiêm túc, thân mật hay bình thường.

Bạn có thể bắt đầu một email với “Dear anh/chị…” , “Hi anh/chị…” với ngữ điệu tương đối thân mật hoặc “Kính gửi anh/chị” với một email thực sự nghiêm túc. Điều này phụ thuộc vào mối quan hệ, sự giao tiếp trước đó hay thậm chí phụ thuộc vào quy định của công ty.

Trường hợp xin việc: Trong trường hợp này, có thể bạn sẽ gửi hồ sơ xin việc của mình cho toàn bộ phận nhân sự. Bạn sẽ không xác định tên người nhận cụ thể. Lời mở đầu nghiêm túc sẽ tốt hơn so với một lời mở đầu thân mật.

Ví dụ:

“ Kính gửi Bộ Phận Nhân Sự Công Ty…”

“Thận gửi Nhà Tuyển Dụng…”

Đối với trường hợp bạn biết rõ thân phận người nhận email: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban

Cuối cùng, bạn nên luôn hướng tới việc làm cho cuộc giao tiếp trở nên thân mật hơn sau vài lần tương tác đầu tiên.

3. Câu khởi đầu trước khi đến với nội dung email chính

Để trả lời các email chuyên nghiệp, tốt hơn hết là bạn nên mở đầu bằng một lời khen, ví dụ:

Cảm ơn vì nhận xét của anh/chị

Cảm ơn vì thông tin mà anh/chị đã cung cấp

Cảm ơn vì email của anh/chị

Ngay cả khi bạn nhận được một email khó chịu, bạn phải viết thư trả lời một cách chuyên nghiệp. Nói chung, trả lời email một cách nồng nhiệt và chuyên nghiệp khiến người đọc có tâm trạng tốt để trả lời các câu hỏi hoặc yêu cầu của bạn và cho thấy bạn là người có phong cách làm việc hiện đại.

Đừng trả lời những email thô lỗ ngay lập tức. Hãy nghỉ ngơi để đảm bảo rằng bạn đang hành động như dự định và không phản ứng với nội dung của email.

Trường hợp xin việc: Bạn đừng vội đi ngay vào mục tiêu gửi cv của bản thân. Hãy gửi một lời chào đến nhà tuyển dụng và giới thiệu sơ qua về bản thân.

Ví dụ: “ Em là Nguyễn Văn A. Tốt nghiệp tại trường…. Qua thông tin tuyển dung trên mạng xã hội/trang…. Em được biết Quý công ty đang tìm kiếm nhân sự cho vị trí… và muốn ứng tuyển để trở thành một thành viên trong công ty.

 Trước đó, em đã từng có cơ hội làm việc tại…. và đạt được một số kinh nghiệm:

– …

– …

– … “

4. Luôn phải xác nhận việc nhận email

Tuy việc trả lời email kịp lúc khá quan trọng, đôi khi bạn sẽ cần nhiều thời gian hơn để chuẩn bị các thông tin liên quan và câu trả lời của bản thân. Trong trường hợp như vậy, hãy nhắn với người gửi email cho bạn rằng bạn đã nhận được email và phản hổi một cách sớm nhất.

Bạn có thể viết rằng:

“ Cảm ơn vì email của anh/chị.

Tôi đã nhận được email và sẽ phản hồi cho anh/chị trong thời gian sớm nhất”

Trường hợp xin việc:Trong trường hợp, bàn cần nộp thêm các chứng chỉ mà mình có hoặc các giấy tờ liên quan. Bạn cũng có thể trả lời tương tự như trên.

5. Trả lời toàn bộ câu hỏi trong email và dự đoán các câu hỏi khác.

Khi trả lời email chuyên nghiệp, trước tiên hãy trả lời các câu hỏi trong email trước khi chuyển thông tin mới.

Tốt hơn là trả lời chúng theo từng bước hoặc bắt đầu với câu hỏi đầu tiên đến câu hỏi cuối cùng. Ngoài ra, bạn nên trả lời mỗi câu hỏi bằng một đoạn văn ngắn.

Bạn cũng nên trích dẫn phần nào của email mà bạn đang trả lời.

Trường hợp xin việc: Trả lời tương tự như trên

6. Giữ cho email thật đơn giản và mạch lạc

Email chuyên nghiệp không nên dài quá mức, cũng không phải là những tin nhắn văn bản, vì vậy chúng không nên quá dài dòng.

Hãy nhớ rằng, người nhận email rất muốn biết những gì bạn đã viết nhưng không có đủ thời gian để đọc qua những email dài không cần thiết. Để giúp cho người nhận đọc email được dễ dàng. Hãy tránh viết những câu văn dài. Bạn cũng có thể ngắt dòng cho mỗi đoạn văn và dùng gạch đầu dòng.

Ngoài ra, nếu bạn muốn nhấn mạnh vào một thông tin quan trọng. Hãy bôi đen vào nội dung hoặc sử dụng loại chữ nghiêng giúp nổi bất hơn.

Việc sai chính tả trong các email công việc là điều không thể xảy ra. Đọc qua email của bạn trước khi nhấn “Gửi” hoặc “Trả lời”. Luôn ghi nhớ rằng một khi tin nhắn đã được gửi đi, nó không thể được sửa đổi. Kiểm tra kỹ các lỗi ngữ pháp trước khi gửi một email chuyên nghiệp.

Trường hợp xin việc: Tương tự như trên

7. Khép lại nội dung email của bạn

Nếu bạn mong đợi sự phản hồi email của mình.

Hãy viết: “ Mong anh/chị có thể trả lời email sớm nhất”

Nếu không, chỉ cần kết luận email sao cho người đọc của bạn không cần phải trả lời bạn một cách không cần thiết.

Trường hợp xin việc: Nếu bạn mong nhận được sự hồi đáp của nhà tuyển dụng về email xin việc của mình. Bạn có thể viết như sau:

“ Em xin phép được đính kèm email phía dưới.

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc cv của em và mong nhận được phản hồi từ quý công ty một cách sớm nhất.”

8. Gửi lời chào kết thúc email

Việc kết thúc email cũng vô cùng quan trọng. Đôi khi hành động này cũng phản ảnh con người bạn.

Bạn có thể cảm ơn lại lần nữa, hoặc có thể dùng các từ “ Thân ái”, “ Cảm ơn”…

Trường hợp xin việc: Tương tự như trên

9. Tạo chữ ký chuyên nghiệp trong email.

Chữ ký trong email không chỉ là công cụ để gia tăng sự chuyên nghiệp mà nó còn là công cụ giao tiếp giữa các thành viên trong đoạn mail.

Hãy nhớ luôn sử dụng các mẫu viết sẵn cho các thư thường xuyên được gửi và tránh đính kèm các tệp không cần thiết hoặc sử dụng chữ in hoa. Trước khi viết thư, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đang viết thư hoặc trả lời người bạn định gửi email bằng cách kiểm tra kỹ trường địa chỉ email.

Trường hợp xin việc: Tương tự như trên

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *