Làm thế nào để khéo léo từ chối cấp trên khi bị giao thêm nhiệm vụ.
Một ngày, bạn được giao một nhiệm vụ mới từ quản lý cấp trên. Tuy nhiên, sau khi cẩn thận cân nhắc, bạn nhận thấy nhiệm vụ đó không phù hợp với bạn, có thể nằm ở khối lượng công việc hiện tại, có thể do thời gian và năng lực của bạn. Nhưng với đề nghị cấp trên, thật khó để từ chối nhiệm vụ đó. Đối với cá nhân bạn, việc từ chối là hoàn toàn hợp lý và đúng đắn, nhưng liệu sếp bạn có hiểu được điều đó hay không.
Hãy phân tích nhiệm vụ đó một chút
Có rất nhiều lý do chính đáng để từ chối nhận nhiệm vụ, nhưng đối với cấp trên, họ sẽ nghĩ rằng tất cả chỉ là sự bao biện mà thôi. Trước khi làm một việc gì đó, hãy hỏi bản thân bạn một số câu hỏi sau:
- Bạn đang phải ưu tiên làm rất nhiều nhiệm vụ và không có thời gian cho công việc này?
- Dự án này có cần quan trọng hơn so với những nhiệm vụ kia không?
- Bạn có thể uy quyền cho đồng nghiệp của bạn hoàn thành, hỗ trợ công việc thay bạn được hay không?
- Bạn có thể lùi lại một số công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn để hoàn thành công việc này hay không?
- Nếu bạn không có đủ kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc này, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành được nó hay không?
- Bạn có phải là người duy nhất trong công ty có đủ khả năng và kinh nghiệm để hoàn thành việc này hay không? Nói một cách khác, cấp trên của bạn có đang phụ thuộc vào bạn không?
Những lý do sai lầm khi từ chối cấp trên của bạn
Đừng từ chối sếp của bạn nếu không có sự cân nhắc trước đến lý do của mình. Trong khi những lý do dưới đây có thể hoàn toàn hợp lý đối với bạn, nhưng nó không đủ sức thuyết phục với quản lý cấp trên.
- Dự án quá thử thách bạn: Nếu bạn có kỹ năng để làm nhiệm vụ này, đừng từ chối vì độ khó của nó. Quản lý của bạn mong muốn bạn luôn làm việc hết mình, luôn nỗ lực để hoàn thành công việc và thật khó để hài lòng với lời từ chối của bạn
- Đây không phải là một phần trong JD của bạn: Miền là bạn có đủ năng lực để hoàn thành công việc, từ chối nó chỉ vì nằm ngoài phạm vi trong JD mà bạn nhận được là điều hoàn toàn sai lầm.
- Bạn đang trong kỳ nghỉ, kế hoạch gia đình,… Đừng đưa kế hoạch cá nhân lên trên nhiệm vụ được giao. Có một vài trường hợp ngoại lệ. Nếu quản lý của bạn đã phê duyệt yêu cầu nghỉ phép của bạn trước đó, bạn có thể bàn tới lý do này với quản lý của bạn.
Lý do chính đáng để từ chối quản lý của bạn
Nếu cấp trên của bạn là người biết phân tích và hiểu nhân viên, họ có thể hiều được những lý do của bạn là hợp lý
- Sau khi đã đưa mọi công việc vào bảng kế hoạch, bạn nhận thấy mình không còn thời gian trống cho công việc được giao để hoàn thành đúng deadline, việc từ chối là thật sự cần thiết. Việc giữ im lặng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn. Bạn nên tập trung để hoàn thành tốt công việc được giao với số lượng phù hợp hơn là chạy theo số lượng cho kịp deadline.
- Nếu việc đảm nhận dự án này khiến bạn phải từ chối những công việc còn lại, hãy từ chối cấp trên nhưng phải giải thích cụ thể lý do của bạn. Họ sẽ quyết định giúp bạn giảm nhẹ khối lượng công việc để giải phóng thời gian của bạn.
- Bạn sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc từ chối dự án vì bạn không có những kỹ năng cần thiết để đảm nhận công việc đó. Lúc đó, họ có thể cân nhắc đến việc training cho bạn những kỹ năng cần thiết.
Làm cách nào để nói không với sếp
Nếu bạn đã có đủ lý do để từ chối nhiệm vụ được giao thì đừng ngần ngại mà nói cho cấp trên của bạn càng sớm càng tốt. Đừng trì hoãn khiễn cho tiến độ công việc bị chậm lại. Đề cử người khác có khả năng đế đảm nhận công việc này thay bạn. Phải làm cho cấp trên hiểu rằng bạn cũng thực sự quan tâm đến công việc và có trách nhiệm với công ty. Nếu bạn đủ năng lực để hoàn thành công việc nhưng có quá nhiều việc khác cần làm, quản lý của bạn sẽ giúp bạn phân bổ khối lượng công việc mà bạn đảm nhận cho những người khác.
- Nếu bạn đưa lý do rằng bạn không có đủ thời gian để làm cho dự án này, hãy chuẩn bị một bản báo cáo tiến độ về những dự án khác. Quản lý của bạn thậm chí còn không nhỡ đã giao cho bạn nhiệm vụ gì.
- Nếu bạn nghĩ việc đảm nhận công việc này sẽ khiến bạn bỏ bê những nhiệm vụ khác, hãy giải thích với sếp của bạn. Họ sẽ tôn trọng sự trung thực mà bạn đem lại.
- Nếu bạn không có những kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, hãy thừa nhận nó với quản lý. Thật sự tối tệ nều bạn giả vờ rằng bạn có thể hoàn thành công việc, bạn sẽ làm ảnh hưởng đến công việc không chỉ đối với bạn mà còn ảnh hưởng đến công ty.
