Dù bạn có đang là sinh viên hay người đã đi làm. Hãy cùng kiểm tra xem việc quản lý thời gian của bạn có hiệu quả hay không thông qua một số câu hỏi dưới đây nhé:
- Bạn có cảm thấy mình luôn trong trạng thái vội vã ?
- Bạn luôn chậm trễ trong công việc, trong hoạt động ?
- Liên tục đưa ra những cái cớ cho việc không có thời gian ?
- Thiếu tập trung cho công việc?
- Thiếu sự chuẩn bị ?
- Luôn chần chừ trong hầu hết các hoạt động?
- Sự bừa bộn ở khắp mọi nơi?
- Thiếu chi tiết trong công việc?
Nếu câu trả lời là Có trong 5/10 câu hỏi. Bạn sẽ cần phải xem lại cách sắp xếp thời gian của mình.
Việc quản lý thời gian tưởng chừng chỉ là một thói quen không có cũng được. Nhưng thực sự đây là một kỹ năng cần thiết mà bất cứ người nào cũng cần phải trau dồi. Kỹ năng này sẽ khiến mỗi ngày trôi qua của bạn đều có giá trị, quyết định sự thành công trong tương lai. Để quản lý thời gian bản thân, bạn cần phải sử dụng nó một cách năng suất trong môi trường hợp lý và dùng cho những công việc ưu tiên. Giảm thiểu trạng thái sao nhãng bằng việc tắt tất cả thiết bị di động, mạng xã hội, các công cụ giải trí khi cần thiết. Đảm bảo việc theo dõi lịch trình hàng ngày.
Dưới đây sẽ là phương pháp giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả nhất
PHƯƠNG PHÁP 1: SỬ DỤNG HIỆU QUẢ THỜI GIAN CỦA BẠN
1. Tạo ra một môi trường thích hợp để làm việc.
Môi trường mà bạn làm việc sẽ giúp bạn bảo đảm năng suất. Không có bất kỳ nguyên tắc nào cho môi trường làm việc nên hãy lựa chọn môi trường mà bạn cảm thấy thoải mái và phù hợp nhất.
Bạn có thể làm việc trong một môi trường có nhiều cây xanh, hay bạn thích một môi trường có hình ảnh của những người đang truyền cảm hứng cho bạn.
Cảm hứng làm việc sẽ đến với bạn, giúp bạn trở nên năng suất hơn.
2. List các đầu mục công việc theo mức độ quan trọng
Trước khi bạn bắt đầu tiến hành công việc trong ngày, hãy ưu tiên hóa chúng. Danh sách công việc phải làm (To-do list) là công cụ tuyệt với, tuy nhiên hãy sắp xếp từng chút một hơn là viết tất cả mọi thứ mà bạn cần. Nhóm những danh sách dưới đầu mục quan trọng.
Trước khi tạo danh sách, hãy phân loại mức độ quan trọng của từng đầu mục công việc. Ví dụ, những công việc được gắn tag “cấp thiết” sẽ phải làm trong ngày. Những đầu việc gắn nhãn “ quan trọng, nhưng không cấp thiết” cũng rất cần để hoàn thành xong trước, nhưng có thể đợi. Nhiệm vụ được gắn tag “ưu tiên thấp” có thể được lùi lại phía sau.
3. Làm những công việc quan trọng đầu tiên.
Làm những công việc cần thiết đầu tiên vào buổi sáng sẽ tạo cho bạn cảm giác thoải mái, không bị cập dập. Những ngày như vậy sẽ giúp bạn cảm thấy thành thành công và những áp lực sẽ được loại bỏ. Hãy bắt đầu một ngày mới với việc hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất.
4. Hãy giữ một vài công việc với bạn mọi lúc mọi nơi.
Tận dụng thời gian rảnh rỗi của bạn vào công việc. Nếu bạn ngồi chờ tại sân bay hay đang ở trên máy bay, sử dụng thời gian đó để đọc tài liệu liên quan đến công việc của bạn. Hay nếu bạn đang chờ để làm thủ tục, hãy mở điện thoại ra và xem một số email, hay một vài tin nhắn của đối tác cần giải quyết.
5. Dừng ngay ý định làm việc đa nhiệm
“Đa nhiệm” nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất.
Theo một tổng hợp của University of Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm cho thấy cách làm này không tốt như bạn tưởng: làm giảm chỉ số IQ và EQ; gây mất thời gian vì theo nghiên cứu, chi phí chuyển đổi sự tập trung kéo dài tận 25 phút giữa các công việc; làm giảm năng suất tổng thể;…
PHƯƠNG PHÁP 2: GIẢM THIỂU SỰ SAO NHÃNG
1. Tắt nguồn điện thoại
Khi cần thiết, hãy tắt điện thoại của bạn đi. Điện thoại là thứ luôn lấy đi rất nhiều thời gian của bạn trong ngày. Bạn hay thường tiện tay đăng nhập vào facebook hay nhìn vào điện thoại khi thấy sáng đèn. Công việc này sẽ khiến bạn tốn thêm một khoản thời gian nữa. Điều cần làm là hãy tắt điện thoại đi. Khi đó, dù bạn có thiên hướng nhìn vào điện thoại hay sử dụng chúng. Bạn sẽ không thể làm gì với nó được nữa.
Nếu do tính chất công việc mà bạn luôn gắn với điện thoại, hãy đặt nó ở chính giữa căn phòng. Bạn cũng có thể tắt thông báo hoặc chuông điện thoại khi không cần nó để sử dụng cho công việc.
2. Tắt những trình duyệt không cần thiết.
Thời nay, rất nhiều người phụ thuộc vào máy tính hoặc internet để hoàn thành công việc. Làm việc với Facebook, Twitter, hoặc các trang web gây mất tập trung khác sẽ ảnh hường tiêu cực đến kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bạn có thể trở nên sao nhãng nếu trang web được mở ra từ những dự án cũ hoặc những nguốn không liên quan. Tạo ra thói quen đóng trình duyệt ngay khi công việc của bạn đã hoàn thành xong. Hãy đặt sự tập trung của bạn vào những thứ liên quan đến công việc
3. Block mạng xã hội
Đôi khi, việc thường xuyên đăng nhập vào mạng xã hội cần phải tránh càng xa càng tốt, có rất nhiều ứng dụng hoặc website có thể giúp bạn block những thứ đó trong một khoảng thời gian nhất định.
- SelfControl là một ứng dụng cho người dùng Mac có thể block hành vi truy cập vào mọi trang web trong một khoản thời gian bạn tự thiết lập
- Nếu bạn muốn Offline cùng một lúc, ứng dụng Freedom cho phép bạn block mọi truy cập của bản thân với mạng Internet tối đa 8 tiếng.
- Trinh duyệt Firefox thêm tính năng Leechblock cho phép bạn giới hạn truy cập tại một số trình duyệt nhất định trong ngày.
4. Tránh bị gián đoạn càng nhiều càng tốt
Sự gián đoạn sẽ ảnh hưởng tới luồng công việc của bạn. Nếu bạn đang ở trung tâm công việc mà phải dừng lại để làm việc khác, rất khó để bạn có thể quay trở lại trạng thái ban đầu. Khi bạn đang làm một công việc nào đó, hãy cố gắng hoàn thành xong trước khi tiếp nhận một công việc mới. Mọi thứ có thể chờ đợi nếu bạn cố gắng hoàn thành xong công việc nào đó.
Luôn nhớ rằng, đôi khi, bạn không thể làm ngơ những công việc gián đoạn. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi khẩn cấp trong lúc đang làm việc, hãy đừng ngần ngại mà nhấc máy luôn. Hãy làm hết khả năng để tránh gián đoạn, nhưng đừng đẩy bản thân tránh xa những công việc cấp thiết.
PHƯƠNG PHÁP 3: TÔN TRỌNG VIỆC THIẾT LẬP THỜI GIAN BIỂU
1. Hãy sử dụng lịch số
Photo by Eric Rothermel on Unsplash
Công nghệ chính là sự trợ giúp tuyệt vời để quản lý thời gian, giúp bạn theo kịp deadlines, theo dõi lịch họp và hơn thế nữa. Tận dụng lịch trong điện thoại và máy tính. Note những công việc hàng ngày, cuộc hẹn,… Bật chế độ nhắc nhở theo tuần thay vì sử dụng giấy nhớ.
2. Xác định thời gian mà bạn cảm thấy có nhiều năng lượng nhất.
Mỗi người sẽ có thời gian năng suất khác nhau. Điều đó sẽ giúp bạn biết được bạn nên sắp xếp công việc như thế nào vào thời gian đó. Ví dụ, nếu bạn cảm thấy bản thân có nhiều năng lượng nhất vào buổi sáng, hãy cố gắng tập trung cao độ và hoàn thành công việc.
Sẽ cần mất một khoảng thời gian để bạn có thể xác định đâu là thời gian phù hợp với mình. Luôn đo lường mức năng lượng của bạn theo từng ngày, từng thàng, từng năm. Điều đó sẽ giúp bạn biết được khi nào bạn trở nên năng suất nhất.
3. Sử dụng 30 phút mỗi buổi sáng để lập kế hoạch cho cả ngày.
Cú khi nào bạn thức dậy, hãy suy nghĩ về những việc bạn cần phải làm, viết lại những công việc đó ra giấy kèm theo thời gian bắt đầu thực hiện. Hãy ghi nhờ thời gian bạn làm việc như thời gian sinh hoạt cá nhân của bản thân.
4. Lên lịch cho thời gian nghỉ ngơi.
Không ai có thể làm việc liên tục mà không cần nghỉ ngơi. Không sao hết nếu bạn để sự gián đoạn, sao nhãng vào thời gian của bạn, nếu bạn cảm thấy quá mệt mỏi. Bên cạnh việc lên lịch thời gian làm việc, việc lên lịch cho thời gian nghỉ ngơi cũng vô cùng quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể bảo toàn năng lượng mà không để bản thân bị gián đoạn, sao nhãng.
5. Hoàn thành xong công việc vào ngày cuối tuần
Cuối tuần là thời gian bạn tận dụng để nghỉ ngơi, thư giãn sau một vài ngày làm việc căng thẳng. Tuy nhiên, đây cũng được coi là khoảng thời gian trống để bạn hoàn thành một chút việc. Hãy nghĩ tới việc thứ Hai bạn bị dồn nén bởi một núi công việc tồn đọng từ tuần trước. Bạn sẽ không muốn ngày đầu tuần của mình bị lụt trong công việc, hãy dành một ít thời gian dành cho công việc vào cuối tuần để khiến ngày thứ hai của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn.
Ví dụ, bạn có thể kiểm tra và review một vài email vào cuối tuần , trả lời những email đó. Bạn sẽ có ít email hơn để giải quyết vào thứ Hai.
6. Gắn chặt với lịch trình đi ngủ
Nếu bạn muốn quản lý thời gian, một lịch trình đi ngủ cố định là vô cùng cần thiết. Một thời gian ngủ hiệu quả đảm bảo bạn có thể dậy được từ sớm vào buổi sáng và sẵn sàng cho một ngày mới. Để duy trì thời gian này, hãy thực hiện chúng ngay cả vào ngày cuối tuần. Cơ thể bạn sẽ thích nghi với chu kỳ, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và muốn đi ngủ đúng giờ và có năng lượng tích cực vào buổi sàng.
