Trong công việc cũng như trong cuộc sống, việc lên kế hoạch luôn là việc quan trọng để mọi thứ diễn ra hiệu quả và theo đúng mong muốn của bạn. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch. Cùng Soft365 tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người trong việc căn cứ vào một mục tiêu đã được xác định trước, mà lập ra chiến lược, phương pháp, quy trình nhằm hiện thực hóa mục tiêu đó trong một thời gian nhất định. Kỹ năng này sẽ vạch ra một lộ trình cụ thể – có thể ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đầu triển khai.
Kỹ năng xây dựng kế hoạch nhìn chung sẽ được thể hiện qua các khả năng sau:
- Xác định rõ mục tiêu và thời gian cần hoàn thành.
- Đề ra chiến lược và phương pháp khả thi để hiện thực hóa mục tiêu.
- Sắp xếp các hành động theo quy trình từng bước nhằm thực hiện mục tiêu đề ra đúng hạn.
Lợi ích khi có kỹ năng lập kế hoạch
Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc
Kỹ năng này sẽ giúp bạn phân biệt được rõ việc gì nên làm trước và làm sau. Như vậy, bạn vừa đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất, vừa không bỏ qua các công việc phát sinh hàng ngày.
Sắp xếp công việc theo trình tự, khoa học và tránh chồng chéo
Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực. Sắp xếp công việc có trình tự và khoa học sẽ giúp cho quá trình làm việc diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ.
Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc
Các đầu công việc và mục tiêu chính sẽ luôn được đặt trong bảng tiến độ chung và được theo dõi trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh tình trạng sót việc hoặc bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính.
Tận dụng hiệu quả các nguồn lực
Việc tận dụng các nguồn lực sẽ giúp bạn tránh sự trùng lặp và lãng phí không đáng có. Khi các đầu việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân bổ nguồn lực sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc và còn làm tăng hiệu quả công việc.
Chủ động trong việc phát triển của bản thân
Bạn sẽ làm chủ việc bản thân ở các khía cạnh:
- Đang phát triển theo hướng nào?
- Đâu là điều bạn sẽ cần đạt được trong khoảng thời gian sắp tới?
Hơn nữa, việc lập kế hoạch cũng khiến bạn luôn phải rà soát lại các ưu – nhược điểm của bản thân. Từ đó, bạn có thể phát triển bản thân toàn diện.
Quản lý thời gian & rủi ro hiệu quả
Việc quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp cho bạn không bị rơi vào cái bẫy trì hoãn mà nó còn giúp bạn phân bố đủ thời gian. Điều này sẽ hạn chế việc trễ hạn khi các rủi ro bất thường xuất hiện.
Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra
Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Bạn sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bạn tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.
Bởi bạn chỉ cần hoàn thiện các đầu công việc nhỏ trong bản kế hoạch là bạn đã hoàn thành được 1 đoạn đường. Và nó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình hiện thực hóa mục tiêu lớn.
Nâng cao sự tương tác và tính đoàn kết trong tập thể
Trong môi trường làm việc tập thể, kỹ năng lập kế hoạch công việc sẽ giúp:
- Nâng cao mối liên kết
- Tăng tính tương tác trong quá trình làm việc
- Tăng sự đoàn kết của tập thể
Lập kế hoạch giúp cho mọi người biết vị trí và vai trò của mình ở đâu trong một bức tranh lớn. Điều đó giúp họ có tinh thần trách nhiệm hơn, tăng sự đoàn kết với các thành viên khác như một chỉnh thể.
Các bước chi tiết lập kế hoạch hiệu quả
Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm
Việc lập kế hoạch sẽ đem lại hiệu quả cao khi cụ thể hóa các đầu việc chi tiết và phân bổ thời gian theo các mốc nhỏ.
Khi lập các kế hoạch dài hạn, bạn hãy vận dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập ra các bảng kế hoạch tổng quát theo năm/ tháng và cả những bảng kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ ngày.
Với nó, bạn có thể đảm bảo việc thực hiện kế hoạch của bạn hoặc nhân viên của bạn luôn được diễn ra đúng thời hạn.
Xác định mục tiêu
Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả phải là:
- Xác định rõ ràng và đúng đắn mục tiêu.
- Biết cách phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn.
- Hiểu rõ các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu.
Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để có thể dễ dàng hơn trong việc xác định mục tiêu.
- Specific – Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
- Measurable – Mục tiêu phải đo lường được
- Attainable – Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
- Relevant – Mục tiêu có liên quan
- Time Based – Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu
Lập danh sách những việc cần làm
Sau khi đã xác định và chia nhỏ mục tiêu, bạn hãy phân nhỏ vào mỗi danh sách những việc cần làm cụ thể. Tiếp theo đó, bạn phân tích các đầu việc và ghi chú vào đó thời gian, điều kiện và cách thức để thực hiện chúng.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian
Từ danh sách trên, bạn hãy dựa vào những ghi chú để tiến hành sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học. Sau đó, bạn ấn định thời gian thực hiện và đặt tất cả chúng vào bảng tiến độ kế hoạch.
Phân chia nguồn lực nhân sự
Sau khi, bạn đã biết mình cần làm gì và làm như thế nào thì kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ tiếp tục thể hiện trong việc bạn phân bổ nguồn nhân lực.
Trước hết, bạn hãy bắt đầu bằng việc hiểu rõ nguồn lực của bạn có gì.
- Nếu là cá nhân, bạn hãy trả lời câu hỏi bạn có gì và có bao nhiêu.
- Nếu là doanh nghiệp, tập đoàn thì bạn cần trả lời câu hỏi doanh nghiệp bạn có gì, có bao nhiêu và có những ai.
Lưu ý: Bạn không chỉ nắm bắt về số lượng mà bạn cũng cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng bộ phận trong nguồn lực của mình.
Sau cùng, dựa trên sự hiểu biết này bạn hãy tiến hành phân bổ hợp lý, tiết kiệm, đúng nơi, đúng chỗ.
Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra
Kế hoạch lập ra xong và đưa vào triển khai. Và bạn đừng nghĩ rằng đến đây thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ không còn chỗ thể hiện nhé.
Vì ngay cả trong khi triển khai, bạn cũng luôn cần theo dõi kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch cũng như xử lý những vấn đề phát sinh kịp thời.
Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch
Kế hoạch lập ra là để thực hiện theo. Nhưng có lẽ bạn cũng đã biết rằng, hầu như không bao giờ có kế hoạch nào được triển khai đúng y chang ban đầu.
Sự tính toán của con người là có hạn. Và các yếu tố khách quan bất ngờ cũng như sự thay đổi của yếu tố chủ quan đòi hỏi bạn phải có sự linh hoạt để kịp thời điều chỉnh.
Đừng lo lắng, linh hoạt chính là một trong các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đấy.
Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần
Việc kiểm tra sẽ khiến bạn biết được rằng:
- Mình đang làm tới đâu?
- Liệu bạn có đi đúng theo tiến độ của kế hoạch không?
- Có vấn đề gì bất cập đang diễn ra hay không?
Bạn đừng quên đánh giá năng lực làm việc sau mỗi tuần. Bởi bước này sẽ giúp bạn tiếp thêm động lực và review lại những chỗ “lỗi thời” trong bản kế hoạch cần điều chỉnh lại.
Điều đó không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn kém đâu. Nó có nghĩa là bạn đang không ngừng hoàn thiện và tốt lên từng ngày đấy!
Nâng cao kỹ năng xây dựng kế hoạch với mô hình 5W 1H 2C 5M
Phương pháp 5W 1H 2C 5M đã không còn là phương pháp xa lạ gì trong nội bộ của các doanh nghiệp. Phương pháp này khá đơn giản, thích hợp để thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân. Bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Why (Mục tiêu công việc): Tại sao bạn lập kế hoạch này?
- What (Danh sách công việc): Những công việc cụ thể bạn cần làm để đạt được mục tiêu phía trên là gì? Bạn hãy liệt kê cụ thể các đầu việc để bản kế hoạch được chi tiết hơn.
- Where (Địa điểm làm việc): Các công việc kể trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có yêu cầu gì hay không?
- When (Thời gian làm việc): Bạn sẽ làm mỗi công việc trong bao lâu? Thời điểm bắt đầu và kết thúc là gì?
- Who (Người chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách mỗi công việc trên? Nếu là bạn, bạn có cần sự giúp đỡ từ ai không?
- How (Cách thức thực hiện): Bạn sẽ làm nó như thế nào, bằng công cụ và tài liệu nào?
- Control (Phương pháp kiểm soát): Bạn cần kiểm soát các nội dung nào và làm sao để kiểm soát nó? Tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc là gì?
- Check (Phương pháp kiểm tra): Bạn cần kiểm tra những gì, bao lâu một lần? Bạn cần chú ý những gì khi kiểm tra và sau đó ghi chú ai là người thực hiện việc kiểm tra nếu đây là kế hoạch teamwork.
3 Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc siêu hay
Tất cả mọi người nên đồng lòng hướng về mục tiêu
Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả thường được biểu hiện rõ ràng hơn trong khi lập kế hoạch cho nhóm. Thế nhưng, một kế hoạch có hay thế nào cũng sẽ không có ý nghĩa gì nếu mọi người không đồng lòng và cùng thực hiện nó.
Vậy nên, kết nối các thành viên trong nhóm thông qua việc giao tiếp thẳng thắn, khéo léo là một điều rất quan trọng.
Ưu tiên thực hiện việc quan trọng trước
Sắp xếp và xác định thứ tự trước sau bằng mức độ quan trọng của công việc là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch.
Việc sắp xếp này cần phải có sự hài hòa giữa kế hoạch cá nhân và kế hoạch nhóm, giữa mục tiêu chính và các công việc bất ngờ phát sinh.
Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ hoặc phần mềm
Bạn đừng chỉ phác họa kế hoạch trong đầu. Bạn hãy dùng các kỹ năng lập kế hoạch để phác họa chúng ra giấy hoặc phần mềm.
Việc viết ra sẽ khiến bạn không bị “lỡ” quên và cho bạn cái nhìn toàn cảnh của một kế hoạch. Hơn nữa khi bạn thực sự viết ra, bạn sẽ khắc sâu hơn các chi tiết của kế hoạch và phát hiện ra các vấn đề bất cập cần chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Sai lầm dễ gặp khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch
Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng
Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch đủ tính thách thức để thúc đẩy sự phát triển bản thân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải trong tầm với để không khiến bạn và team cảm thấy chán nản.
Đừng để chính mình và đồng đội cảm thấy nản lòng vì mãi không thực hiện được dù đó chỉ là một phần mục tiêu!
Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung
Như đã nói ở trên, phần cốt yếu của lập kế hoạch là xác định mục tiêu cụ thể và chắc chắn. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ đi tong đấy.
Lập kế hoạch quá chung chung
Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rất rõ trong việc cụ thể hóa mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào.
Coi nhẹ quá trình mà chỉ hướng đến kết quả
Việc lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng để giúp bạn đạt mục tiêu đúng hạn và hoàn thiện mình hơn. Đó là quá trình và kết quả.
Nếu bạn không quan tâm quá trình thì bạn đã mất đi một nửa quan trọng và phần có tính bền vững nhất rồi đó.
Không chuẩn bị các phương án dự phòng
Kế hoạch dài hạn luôn chứa đựng đầy bất ngờ và rủi ro. Do vậy, bạn cần chuẩn bị vài phương án dự phòng. Việc này sẽ không bao giờ là thừa đâu.
Kết luận
Soft365 đã chia sẻ đến bạn khái niệm kỹ năng lập kế hoạch là gì, các bước để lập kế hoạch và những sai lầm dễ mắc phải khi lập nó.
Sự thành công ngày mai đã nằm trong sự chuẩn bị của ngày hôm nay. Bạn cần thành thạo kỹ năng lập kế hoạch để có thể tự thiết kế cho mình những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho các dự định và công việc nhé!
