Văn hoá email chỉ ra những gì phù hợp khi bạn gửi tin nhắn cho khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, người quản lý của mình. Những nguyên tắc này giúp bạn tránh khỏi những hiểu lầm và không mắc lỗi có thể ảnh hưởng xấu đến bạn và tổ chức mà bạn đại diện.
Vậy văn hoá email chuyên nghiệp là như thế nào và làm cách nào để có thể giao tiếp hiệu quả qua email, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Tại sao văn hoá email cần được chú trọng?
Tuân theo văn hóa email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, giao tiếp tốt hơn và xây dựng các mối quan hệ bền chặt. Điều này đóng vai trò quan trọng giúp con đường sự nghiệp của bạn trơn tru hơn.
Với văn hóa email, bạn sẽ đạt được một số mục đích, chẳng hạn:
- Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả
- Tăng cường sự kết nối giữa người gửi và người nhận
- Mang đến hiệu quả trong công việc của mỗi cá nhân, mỗi team
- Là cách thể hiện thương hiệu cá nhân của mỗi người. Nếu bạn đang muốn xây dựng thương hiệu cá nhân, việc trình bày email cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Thông qua việc viết, nhận, gửi email, bạn có thể thể hiện một phần tính cách của mình cũng như phong cách làm việc, cách tư duy, cách nhìn nhận vấn đề, v.v.
Các lỗi thường gặp trong văn hoá email
1. Tiêu đề không rõ ràng/Không có tiêu đề
Nhiều tiêu đề email không rõ ràng sẽ khiến người nhận khó hình dung nội dung của thư. Ngoài ra, có một lỗi rất nhiều bạn mắc phải khi viết mail đó là không viết tiêu đề. Điều này khiến email của bạn rất thiếu chuyên nghiệp.
2. Không có lời chào hoặc lời tạm biệt
Ngoài việc không có tiêu đề, thiếu lời chào và lời tạm biệt ở một email cũng là một lỗi thường gặp. Việc thiếu lời chào và lời tạm biệt sẽ khiến cho người nhận mất cảm tình khi đọc thư của bạn.
3. Lời lẽ tùy tiện
Mặc dù được khuyến khích sử dụng từ ngữ phổ thông nhưng bạn cũng nên hạn chế dùng văn nói hoặc những lời lẽ tuỳ tiện trong một email. Việc này sẽ khiến email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người nhận.
4. Coi viết email chỉ là một kỹ năng đơn giản
Nhiều người coi rằng viết email chỉ là một kỹ năng đơn giản và không cần phải học hoặc chỉ học qua loa, tuỳ tiện. Vì vậy, họ hay mắc phải các lỗi nhiều lần và tự khiến cho bản thân mình kém duyên dáng và chuyên nghiệp trong mắt mọi người.
5. Viết email sai chính tả nhiều
Việc viết email sai chính tả cũng là một lỗi mà nhiều người thường mắc phải. Lỗi này bắt nguồn từ khả năng tiếng Việt của bạn hoặc chỉ là do sự cẩu thả của người soạn mail.
Nếu một email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ khiến người nhận nghi ngờ về trình độ văn hoá của người gửi và từ đó đánh giá bạn năng lực của bạn không tốt.
6. Không gửi file đính kèm
Việc quên gửi file đính kém là một lỗi phổ biến trong văn hoá email mà bạn nên tránh, vì thông thường các email sẽ có một hoặc nhiều file đính kèm. Để không mắc phải lỗi sai này, hãy nhớ kiểm tra thật kỹ email, đặt tên file dễ tìm kiếm.
Một vấn đề nữa đó chính là việc gửi nhầm file đính kèm. Điều này có thể bình thường ở một số tình huống vì bạn có thể gửi lại, tuy nhiên trong nhiều trường hợp, nếu tài liệu bạn gửi nhầm lại là tài liệu mật thì nó khá nguy hiểm đó.
Hướng dẫn văn hoá giao tiếp qua email tiêu chuẩn
Tiêu đề email rõ ràng, súc tích
Chủ đề mail là điều đầu tiên người nhận nhìn vào khi nhận được email, vì vậy chúng cần phải rõ ràng, súc tích nhất có thể. Chú ý lựa chọn từ ngữ ngắn gọn, rõ ràng, cô đọng được toàn bộ nội dung của bạn và cần có một ý nghĩa.
Cấu trúc email tiêu chuẩn
Một email tiêu chuẩn sẽ gồm 3 phần chính:
- Lời chào: Chào hỏi một cách lịch sự và thân thiện
- Nội dung chính: Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng
- Lời cảm ơn: Lời cảm ơn cần ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi.
Tạo chữ ký email
Chữ ký trong email sẽ giúp bạn tăng thêm sự chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Chữ ký cần bao gồm họ tên, SĐT, chức vụ, địa chỉ cơ quan, v.v, của bạn.
Phân loại khi gửi email
Có 3 mục đáng chú ý khi gửi mai là To, CC và BCC. Bạn cần hiểu rõ tính chất của 3 tính năng này để gửi email đúng.
- To: Tính năng gửi trực tiếp cho người nhận, người nhận sẽ là người chịu trách nhiệm chính về việc giải quyết vấn đề và họ cần phản hồi lại người gửi nếu được yêu cầu.
- CC: Tinh năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng một lúc và người nhận sẽ được biết những người cùng được nhận mail giống mình.
- BCC: Tính năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng lúc những người nhận sẽ không thể biết được danh sách những người cùng được nhận mail là ai.
Chú ý file đính kèm
Đừng quên ghi chú trong email của bạn rằng bạn đã gửi cả tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó. Một câu đơn giản “Tôi đã đính kèm [tài liệu, bảng tính] cho X” là ổn nhé.
Đảm bảo rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi bạn thêm ai đó vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng.
Một quy tắc văn hoá email quan trọng khác liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn như video vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi chúng là tải tệp lên các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận liên kết cho phép họ truy cập tệp.
Điền email người nhận cẩn thận
Sau khi đã hoàn thành nội dung mail, bạn mới nên điền email người nhận một cách cẩn thận. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế việc gửi nhầm, gửi sai nội dung và có thời gian kiểm tra kỹ càng hơn trước khi nhấn gửi.
Trên đây, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về văn hoá email chuyên nghiệp. Soft365 hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết, bạn có thể sử dụng và giao tiếp qua email thành thạo hơn và không mắc phải những lỗi sai không đáng có khi viết mail.
Nguồn: Glints
