Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng đặc biệt quan trọng để công việc vận hành trơn tru hơn. Bởi cuộc sống hiện đại ngày càng bận rộn, nhịp sống cũng vận động nhanh hơn rất nhiều. Vậy kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào? Đâu là những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả?
Kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào?
Có khi nào bạn cảm thấy có quá nhiều việc để làm nhưng quỹ thời gian mà bạn có không đủ để hoàn thành tất cả? Hoặc bạn cảm thấy mình có quá nhiều thời gian rỗi và không biết làm gì để giết thời gian? Đó là vì bạn chưa quản lý thời gian hiệu quả cũng như chưa nắm hết tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian. Vậy kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào?
Không mất quá nhiều công sức để hoàn thành mọi việc
Khi bạn có thể làm chủ được thời gian, đồng nghĩa với việc bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Bạn sẽ biết cách ưu tiên và xử lý công việc mà không mất quá nhiều công sức.
Bên cạnh đó, hoàn thành công việc tốt sẽ tạo thêm động lực giúp bạn làm việc. Bằng việc ý thức sử dụng thời gian, sắp xếp công việc khoa học bạn sẽ hoàn thành các mục tiêu đặt ra dễ dàng hơn.
Nâng cao sự tự tin cho bản thân
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ nâng cao sự tự tin của bạn. Bạn sẽ dành nhiều thời gian chăm sóc cho bản thân hơn, hoàn thiện và tích lũy thêm các kiến thức xã hội,… từ đó giúp bạn hoàn thiện kỹ năng giao tiếp, tự tin hơn trong công việc, cuộc sống.
Rèn luyện khả năng quyết định và tạo động lực hành động
Khi không có kỹ năng quản lý thời gian bạn sẽ rất dễ stress. Từ đó, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết quản lý thời gian tốt, tránh được áp lực thì sẽ đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc. Bên cạnh đó còn giúp bạn hoàn thiện kỹ năng điều hành công sở đối với bậc quản lý.
Những thói quen tiêu cực như trì hoãn công việc, sắp xếp kém sẽ ảnh hưởng khôn lường đến cá nhân và tập thể làm việc. Quản lý tốt thời gian sẽ giúp bạn hạn chế những thói quen không tốt. Đồng thời tạo thêm động lực để bắt đầu cho những dự án mới, những dự định mới của bản thân.
3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Có thể hiểu, phương pháp quản lý thời gian 4D là: Do – Dump – Delegate – Defer. Đây là phương pháp quản lý thời gian đơn giản và dễ áp dụng. Để thực hiện, bạn chỉ cần nhớ 4 từ bắt đầu bằng chữ D như sau:
- Do (làm): Nếu có một công việc cần bạn giải quyết và nó thật sự quan trọng thì bắt buộc bạn phải thực hiện ngay, không nên chần chừ.
- Dump (từ bỏ): Bạn cần loại bỏ một số công việc vô nghĩa trong lịch trình làm việc của mình, nếu chúng không ảnh hưởng gì đến các hoạt động khác. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể.
- Delegate (Giao việc): Nếu công việc này cần phải làm nhưng có một ai đó có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó thực hiện ngay. Bạn không nên ôm đồm quá nhiều công việc cùng lúc, biết đâu nó sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.
- Defer (hoãn lại): Nếu bạn không thể làm việc đó ngay bây giờ thì hãy hoãn nó lại và ghi lại vào sổ tay của mình kế hoạch thực hiện nó. Nếu công việc bị hoãn đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét có nên sử dụng chữ D thứ 2 và thứ 3 hay không.
Điểm mấu chốt của phương pháp này là nên tập trung giải quyết triệt để một công việc trước khi thực hiện đến việc tiếp theo. Bạn nên dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng, cần làm nhất và có ảnh hưởng đến toàn bộ hiệu suất làm việc.
Đây là nguyên tắc được đưa ra theo nghiên cứu của nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto như sau: Dường như trong mọi trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Ví dụ, 20% công nhân tạo nên 80% kết quả, 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu, 20% sơ hở có thể gây ra 80% sự cố.
Điều mà Pareto muốn đề cập qua đó là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không phân phối đồng đều. Trong công việc và cuộc sống, sẽ có một số thứ có sức ảnh hưởng hơn nhiều thứ khác. Chính vì vậy, ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc này sẽ góp phần tiết kiệm thời gian và tăng hiệu làm việc đáng kể.
Để áp dụng cách quản lý thời gian hiệu quả nhất theo nguyên tắc Pareto, bạn chỉ cần sử dụng công thức là thứ tự ưu tiên bằng tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được. Ví dụ, một công việc cần có sự nỗ lực bằng 10 (trên thang điểm 10), hiệu quả đạt được bằng 5 (trên thang điểm 10). Thì thứ tự ưu tiên sẽ là 10:5=2 (2 sẽ là thứ tự ưu tiên). Các công việc khác cũng vậy, bạn sẽ dùng con số cuối cùng này để quyết định nên làm việc nào trước, việc nào sau.
Với cách quản lý thời gian hiệu quả nhất theo quy tắc 40/30/20/10 chúng ta sẽ phân bố thời gian như sau:
- 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày
- 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
- 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
- 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…
Áp dụng kỹ năng quản lý thời gian 40/30/20/10 vào thực tế công việc, chúng ta có thể phân chia như sau:
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất là tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác nhưng không quá nhiều thời gian.
Cần lưu ý gì để quản lý thời gian hiệu quả hơn?
Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần ghi nhớ 7 lưu ý như sau:
- Đặt mục tiêu cho bản thân
- Checklist những việc cần làm
- Dành quyền ưu tiên cho các công việc
- Kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng
- Không nên ôm đồm quá nhiều việc
- Không nên làm nhiều việc cùng lúc
- Dành thời gian giải lao
Kết luận
Hy vọng những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà Soft365 chia sẻ đã giúp bạn có thêm những gợi ý hay, nhằm kiểm soát tốt hơn cách thức sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định tốt hơn về cách sử dụng nó.
