Không có gì tệ hơn việc dành thời gian một tiếng đồng hồ để ngồi trong một cuộc họp và sau đó bạn quên mọi thứ khi bước ra khỏi cánh cửa phòng họp vì bạn không ghi lại bất cứ điều gì.
Như vậy có vẻ như bạn cần trau dồi kỹ năng ghi chú để có thể vừa theo dõi vừa nắm bắt thông tin quan trọng cần thiết trong mỗi cuộc họp. Nhưng ghi chú hiệu quả bằng cách nào?
Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau đi tìm hiểu tầm quan trọng và mẹo viết ghi chú làm sao cho hiệu quả nhé.
Ghi chú trong cuộc họp là gì?
Trước khi bắt đầu các mẹo để ghi chú một cách hiệu quả, chúng ra phải xác định ghi chú (ghi chéo) cuộc họp là gì? Chắc sẽ có nhiều bạn nghĩ rằng ghi chú cuộc họp và biên bản cuộc họp là giống nhau. Mặc dù cả hai loại đều được sử dụng để tóm tắt các điểm chính trong cuộc họp, nhưng chúng hoàn toàn không giống nhau.
Ghi chú cuộc họp đúng như tên gọi của nó – ghi chú, ghi chép nhanh. Chúng là tài liệu tham khảo nhanh đến các ý tưởng, mục tiêu, thời hạn, dữ liệu và bất kỳ thứ gì quan trọng khác được đề cập đến trong cuộc họp. Ghi chú có thể chỉ để cho mình bạn xem hoặc từ ghi chú bạn có thể triển khai thành một báo cáo cho đồng nghiệp xem.
Còn biên bản cuộc họp thì thường trang trọng hơn. Thông tin được đề cập trong biên bản không khác nhiều so với ghi chú, nhưng nó tuân theo một định dạng có cấu trúc hơn. Bởi vì biên bản thường đóng vai trò như tài liệu pháp lý về những gì được đề cập trong cuộc họp có sự tham gia của các lãnh đạo, các cuộc họp lớn.
Tại sao nên ghi chú trong cuộc họp?
Ghi chú giúp cải thiện khả năng ghi nhớ
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng ghi chú (ghi chép) giúp cải thiện khả năng nhớ lại các thông tin. Ghi chú cung cấp mức độ hiểu sâu hơn về chủ đề thảo luận trong cuộc họp. Ghi chú bất kỳ vấn đề nào trong cuộc họp khiến bạn có khả năng nhớ lại những gì đã xảy ra, ngay cả khi bạn không xem lại ghi chú của mình.
Ghi chú làm cho các cuộc họp có ý nghĩa
Học cách ghi chú cuộc họp tốt mang lại cho bạn cơ hội tổ chức, lưu giữ và hành động về những gì đang diễn ra trong cuộc họp. Có một bản ghi sẽ giúp bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn trong cuộc họp. Ghi chú cuộc họp trở nên đặc biệt có giá trị khi thời gian trôi qua cà bạn cần phải tra cứu lại điều gì đó. Với thói quen ghi chép cơ bản, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc của mình.
Ghi chú cuộc họp giúp bạn thành công
Khi bạn chia sẻ những ghi chú của mình với đồng nghiệp hoặc sếp của mình, những ghi chú cuộ họp được viết tốt sẽ thể hiện bạn là một người có tổ chức, có tố chất lãnh đạo. Ghi chú của bạn thể hiện sự hiểu biết của bạn về những gì xảy ra trong cuộc họp, Bằng cách ghi chú lại các cuộc họp, bạn có khả năng giúp ích cho sự nghiệp của mình cũng như thành công hơn trong công việc.
Cách ghi chú hiệu quả như thế nào?
Mặc dù ghi chú cuộc họp không cần quá trang trọng và có cấu trúc như biên bản cuộc họp, tuy nhiên bạn vẫn cần tuân theo một số cấu trúc khi viết chúng. Nếu không ghi chú của của bạn có thể bị lộn xộn với những câu tốc ký khó hiểu và cung cấp ít ngữ cảnh và thông tin.
Những thông tin cần được ghi lại
- Mục tiêu của cuộc họp, thông điệp của cuộc họp, đối tượng hướng đến của cuộc họp
- Từng mục được đề cập trong cuộc họp. Mỗi mục không quá ba câu.
- Ghi lại các quyết định, kết quả và các nục hành động. Khi các mục hành động được đề xuất trong cuộc họp, hãy nhớ viết ra giấy nhiệm vụ, người thực hiện nhiệm vụ và thời gian thực hiện
- Các ý kiến đóng góp của những người tham gia cuộc họp. Ghi nhanh lại các ý tưởng, câu hỏi hoặc các thông tin cần rõ hơn sau khi kết thúc cuộc họp.
Mẹo viết ghi chú cuộc họp
Bạn có thể ghi chú trên nhiều thiết bị hiện đại, phần mềm khác nhau, tuy nhiên ở đây mình sẽ đề cập đến việc ghi chú bằng giấy bút.
Cấu trúc rõ ràng là một yếu tố quan trọng để viết ghi chú tốt, nhưng bạn cũng cần phải có kỹ năng. Nếu không, bạn sẽ phải vật lộn để bắt kịp nhịp độ của cuộc họp, điều này có thể khiến bạn tụt lùi về phía sau và bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc ghi chú và theo dõi cuộc thảo luận trong cuộc họp của mình, dưới đây là một số mẹo có thể hữu ích.
Ghi chú bằng tay để lưu giữ thêm thông tin.
Mặc dù nhiều người thích sự tiện lợi và nhanh chonhs của việc ghi chú trên máy tính xách tay hay tablet, nhưng các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bạn có ít khả năng ghi nhớ và lưu giữ thông tin hơn nếu bạn đánh máy hơn là việc viết bằng tay. Những người ghi chú trên máy tính xách tay có xu hướng viết nguyên văn hơn, trong khi người sử dụng giấy bút thiên về viết ra những điểm chính.
Sử dụng tốc ký
Học tốc ký để ghi chép nhanh hơn. Sử dụng tốc ký để có thể tăng tốc độ viết của bạn và có nghĩa là bạn sẽ dành nhiều thơi gian hơn để lắng nghe trong cuộc họp.
Đơn giản hóa câu chữ bằng cách sử dụng mã
Nếu bạn chưa quen được với việc tốc ký vì cần phải rèn luyện nhiều. Bạn vẫn có thể tăng tốc độ viết bằng cách sử dụng các mã đơn giản. Ví dụ:
- Nếu có một chủ đề quan trọng, hãy thêm dấu “!” trước nó
- Thay vì viết anh A đã “đặt một câu hỏi”, bạn có thể thay bằng dấu hỏi chấm “?”
- Viết tắt bất cứ từ nào có thể.
Tối ưu hóa việc ghi chép của bạn
- Giữ cho ghi chú của bạn có tổ chức và năng động. Nếu có thời gian chuẩn bị trước cuộc họp hãy tạo một dàn bài. Sau dố trong cuộc họp bạn có thể viết mọi thứ vào đúng vị trí mà không cần phải sắp xếp các ghi chú sau đó. Đánh dấu các mục khẩn cấp bằng cách gạch chân hoặc khoanh tròn để dễ dàng nhìn thấy. Bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật lập bản đồ tư duy hoặc thậm chí vẽ hình ảnh trong ghi chú nếu bạn là người có tư duy trực quan nhiều hơn. Ví dụ: thay vì viết ” A tạo một banner”, bạn có thể viết “banner” và sau đó vẽ dấu mũi tên đến người “A”.
- Tập trung và các quyết định và mục hành động. Thông thường không thể hoặc không hiệu quả khi viết ra từng từ một trong cuộc hộp. Hãy nhớ viết ra các quyết định và mục hành động. Ghi lại các từ chính và thông tin khác mà bạn cần sử dụng sau này. Để giúp bạn tập trung khi xem lại các ghi chú của mình sau cuộc họp, hãy sử dụng dấu đầu dòng để biết thêm thông tin chung và các checkbox cho các mục hành động.
Tóm cái váy lại, bất kể bàn dành vài phút hay chỉ ghi lại những điểm chính của cuộc họp, điều quan trọng là phải giữ cho các ghi chú của bạn có tổ chức. Một số mẹo ở trên có thể giúp bạn tránh được cuốn sổ ghi chú của mình thành một mớ hỗn độn khó đọc.
Hãy nhớ rằng, kỹ năng ghi chú tốt không có nghĩa là có thể nắm bắt được từng câu đối thoại trong cuộc họp. Nó có nghĩa là có thể tóm tắt thông tin quan trọng thành một vài câu, chỉ tập trung vào những diều cần phải biết.
