Đâu phải lúc nào “bận rộn” cũng đồng nghĩa với hiệu quả – những bí quyết sắp xếp công việc dưới đây sẽ giúp bạn tận dụng ngày làm việc!
Một trong những thử thách lớn nhất khi làm việc là tìm cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm. Khối lượng công việc ngày càng phình ra và cái gì trông cũng quan trọng cả. Nhưng thực tế, rất nhiều việc bạn làm mỗi ngày thật ra là không cần thiết (ít nhất không cần ngay lập tức).
Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên nghe thì có vẻ đơn giản (bạn chỉ cần biết cần phải làm gì rồi sắp xếp chúng lại thôi) nhưng thật ra cực kỳ khó nhằn.
Không có phương pháp nào phù hợp cho mọi hoàn cảnh. Hãy tìm cách sắp xếp công việc ưu tiên phù hợp nhất với bản thân, đội nhóm, hay doanh nghiệp của riêng bạn.
Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên thật tỉ mỉ, bạn hãy soạn lịch làm việc, đánh giá các công việc, rồi phân bổ thời gian cho các công việc đó – để đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian ngắn. Khi sắp xếp, bạn cũng cần linh động bởi sẽ có những lúc bạn cần tạm dừng việc có mức ưu tiên thấp và tập trung vào vấn đề khẩn cấp hơn.
Tham khảo sáu chiến lược sắp xếp thứ tự công việc sau đây để tìm phương pháp phù hợp với bản thân:
1. Tạo một Master List rồi chia nhỏ ra thành mục tiêu từng tháng, từng tuần, từng ngày
Công việc của bạn được phân cấp. Có những thứ cần làm trong hôm nay, sau đó là công việc trong tuần và trong tháng.
Tuy vậy, không phải ai cũng tạo được một danh sách nhất quán. Nhiều người thường đầu tư vào những việc “có vẻ” gấp trong ngày mà hoàn toàn quên rằng nó chẳng giúp bạn tiến gần đến các nhiệm vụ lớn hơn chút nào cả. Vì vậy, trước khi học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, bạn nên tập tổng hợp mọi thứ lại trước.
Hãy bắt đầu bằng một Master List. Bạn có thể dùng một văn bản, một ứng dụng hay thậm chí một mảnh giấy để ghi lại mọi công việc đang làm và sắp làm.
Khi đã có danh sách mọi việc cần làm trong tay thì đó là lúc bạn chia chúng thành mục tiêu hằng tháng, hằng tuần, rồi hằng ngày.
Như nhà tư vấn về năng suất công việc Brian Tracy giải thích, danh sách hằng tháng của bạn cần được rút ra từ Master List rồi cứ thế mà tiếp tục xuống các cấp nhỏ hơn. Như vậy, bạn có thể chắc rằng nhiệm vụ hằng ngày của mình đi theo những mục tiêu lớn hơn.
Nhưng đừng để bị sa đà vào những công việc ấy. Đúng là việc check từng mục trong danh sách thỏa mãn thật đấy, nhưng bạn phải nhớ rằng mình cần ưu tiên những công việc mang lại hiệu quả cao hơn.
Hãy luôn nhớ định lý Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20): 20% công sức của bạn tạo ra đến 80% kết quả. Hãy tập trung vào những việc thật sự có ý nghĩa.
2. Dùng Ma trận Eisenhower để phân biệt những việc “khẩn cấp” và những việc “quan trọng”
Ở trên chúng ta đã nói là mọi người nên ưu tiên những việc mang lại nhiều hiệu quả nhất, nhưng cụ thể bằng cách nào?
Nhiều khi bạn phải dựa vào kinh nghiệm. Tuy nhiên, Ma trận Eisenhower là một công cụ tuyệt hảo nếu bạn đang không biết phải bắt đầu từ đâu.
Ma trận này được phát triển bởi cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower. Nó là một hình vuông được chia thành 4 ô vuông nhỏ giúp bạn phân loại công việc theo mức độ “khẩn cấp” và mức độ “quan trọng”.
Nói đơn giản thì việc “khẩn cấp” là những việc bạn thấy cần phải được xử lý ngay tức khắc, ví dụ như email, điện thoại, tin nhắn hoặc tin tức; còn việc “quan trọng” là những việc có đóng góp vào mục tiêu, nhiệm vụ dài hạn của bạn.
Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy cân nhắc xem việc nào thuộc ô nào rồi xử lý cho phù hợp:
- Khẩn cấp và quan trọng: làm sớm nhất có thể
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch cho chúng
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: chuyển cho người khác làm
- Không quan trọng và không khẩn cấp: gạch bỏ những việc đó càng sớm càng tốt
3. Tập trung vào những việc thật sự quan trọng bằng Phương pháp Ivy Lee
Đôi lúc, dù cố gắng đến mức nào, bạn vẫn còn một danh sách dài ngoằng những công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp cần phải hoàn thành. Khi đó, bạn cần tìm cách đào sâu hơn để thấy được ý nghĩa thật sự của chúng.
Một trong những phương pháp hàng đầu để làm điều đó đã được sáng tạo ra hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee giúp bạn sắp xếp ưu tiên đơn giản đến không ngờ.
Cách thực hiện như sau:
- Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm cho ngày mai. Nhất định không được viết quá 6 việc.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc này theo tầm quan trọng thực sự của chúng.
- Ngày mai khi đi làm, chỉ tập trung vào việc được xếp đầu tiên. Làm cho xong nhiệm vụ thứ nhất rồi mới chuyển tới nhiệm vụ thứ hai.
- Tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho hôm sau.
- Lặp lại quy trình trên mỗi ngày.
Việc giới hạn ở 6 việc một ngày buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thật tử tế và tập trung vào từng công việc một trong danh sách.
4. Sắp xếp những công việc có mức độ ưu tiên gần giống nhau bằng Phương pháp ABCDE
Mặc dù Phương pháp Ivy Lee là biện pháp tuyệt vời để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, vẫn còn một câu hỏi lớn: Làm sao bạn biết được việc nào là “thật sự quan trọng”?
Ẩn số lớn nhất trong việc sắp xếp ưu tiên công việc là xếp hạng những việc có vẻ đều quan trọng như nhau.
Đây là nơi để Phương pháp ABCDE của Brian Tracy phát huy. Thay vì xếp tất cả những việc đó vào cùng một cấp ưu tiên, phương pháp này giúp bạn chia từng việc ra ít nhất 2 cấp bậc khác nhau.
Cách làm như sau:
- Gán cho mỗi việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất)
- Ở những việc xếp hạng A, gắn vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành.
- Tiếp tục như thế cho đến khi mỗi việc đều có một chữ cái và một chữ số.
Phương pháp này trông có vẻ đơn giản nhưng trong phần lớn trường hợp, bạn gần như không thể phân biệt giữa việc A3 và việc B1. Dù vậy, việc gán cho mỗi mục nhiều cấp bậc ưu tiên khác nhau giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng thật sự của chúng.
5. Cắt bỏ những mục tiêu "vừa đủ" bằng Phương pháp 2 danh sách của Warren Buffett
Dù mỗi ngày bạn có làm việc hiệu quả đến đâu đi chăng nữa thì cũng hóa vô nghĩa nếu bạn nhắm sai đích. Vì vậy, bạn nên tái đánh giá định kỳ những mục tiêu và ưu tiên dài hạn để chắc rằng mình vẫn đang đi đúng hướng.
Tỷ phú Warren Buffett đã đề xuất một phương pháp rất hay để làm điều đó.
- Đầu tiên, bạn hãy viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của mình. Đó có thể là mục tiêu cuộc đời, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ thứ gì bạn muốn làm.
- Tiếp theo, khoanh tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách đó.
- Cuối cùng, những mục tiêu bạn không khoanh tròn sẽ bị xếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”. Thay vì gắng hoàn thành những mục tiêu đó trong thời gian rảnh, hãy chủ động tránh xa chúng bởi đó là những việc đủ quan trọng để phân tán sự chú ý của bạn nhưng không giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.
6. Ngụy biện chi phí chìm (sunk cost fallacy)
Khi làm những bài tập sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, hãy luôn nhớ rằng bạn cần phải linh hoạt. Không ai có thể biết trước tương lai và những kế hoạch ưu tiên đó cũng chỉ dựa trên dự đoán mà thôi.
Đôi khi bạn thấy những dự đoán của mình khi xếp thứ tự ưu tiên đã thay đổi. Lúc đó thì khó mà không thất vọng, nhưng đừng để sự thất vọng đó bóp méo đánh giá của mình.
Con người chúng ta rất dễ mắc phải ngụy biện chi phí chìm (sunk cost fallacy) – một hiện tượng tâm lý khi bạn thấy mình cần phải làm tiếp chỉ vì mình đã lỡ đổ công sức và thời gian cho việc đó rồi. Nhưng thực tế là bất kể bạn đã dành thời gian để làm gì, bạn vẫn không bao giờ có lại khoảng thời gian đã mất. Thời gian dùng để làm tiếp những việc ưu tiên sai chỉ bị phí hoài vô nghĩa.
Chúc các bạn tìm thấy được phương pháp làm việc phù hợp với mình trong những phương pháp trên.
Nguồn: Sưu tầm
